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IGSuiteIG Sistema documentale (Documento scaduto)
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Emissione - Archiviazione - Distribuzione - Rintracciabilità


E' questo l'obiettivo che si pone il sistema documentale implementato in IG! ma analizziamo punto per punto:

Emissione

Emettere un documento certo quale cosa più semplice?. Si apre il super professional editor versione 9999 ed è cosa fatta!!. Durante il mio lavoro negli anni mi sono accorto che la maggior parte dei documenti che un'azienda produceva erano lettere per il 90% di una paginetta.

...non solo...

il più delle volte tali documenti contenevano sempre le stesse cose.

...non solo...

scrivevo documenti con la versione 7 del super editor che poi il mio collega d'ufficio Mario, con la versione 6 non riusciva ad aprire!!

...non solo...

ogni volta dovevo riscrivere le intestazioni delle lettere copiando gli indirizzi dal programma dei contatti aziendali, e poi dovevo recuperare un numero di protocollo e aggiornare il registro del protocollo dei documenti emessi.

A cosa serve allora il nostro super editor?

E' qui che si è accesa la lampadina!! Ora lo so alcuni di voi leggendo quanto scriverò inorridiranno e sorrideranno o smetteranno semplicemente di leggere; ma nella mia azienda il problema l'ho risolto; nella mia azienda si scrivono ogni anno circa 2000 lettere di corrispondenza varia; 1000 proposte commerciali/offerte; 400 ordini; 600 contratti (dati del 2004).

La soluzione principale è stata quella di utilizzare uno standard, uno standard che fosse leggero a portata di tutti e che permettesse un Pharsing (sostituzione di label con dati predefiniti) del documento. Non solo, tale standard doveva poter essere utilizzato con strumenti alla portata di tutti.

Bene.... avete mai scritto una lettera/offerta/ordine in HTML????

in poco tempo ho trasformato 15 impiegati in 15 web master :) e la cosa bella è che loro nemmeno lo sapevano!

Ora le lettere si aprono con un click e sono visibili dal browser, anzi da qualsiasi browser; esistono dei modelli (anche essi in html) che contengono delle label tipo [ragionesociale] che permettono nel momento di emissione della lettera di intestarla automaticamente inserendo ragione sociale o indirizzo e altri dati presi dalla scheda contatti del destinatario che si è scelto.

Non solo, IG assegna automaticamente al documento un numero di protocollo univoco del tipo 200001.04 dove il numero iniziale in questo caso '2' rappresenta il tipo di documento (2=offerte; 5=lettere; 7=fax etc etc) e il '.04' finale rappresenta l'anno di emissione.

Archiviazione e Distribuzione

Presto fatto, ad ogni emissione di un nuovo documento ne corrisponde un'archiviazione e un aggiornamento del registro protocolli in modo automatico. Il file html del documento viene creato all'interno di directory relative al tipo di documento.

Dal momento che si crea il documento e ogni qual volta che il suo numero di protocollo appare in qualsiasi procedura di IG (in un messaggio di posta; o nel testo di una memo in agenda; o in To Do) questi viene trasformato in un link che punta dritto al documento relativo. Basta un click e si visualizza!!.

Immaginate quindi un messaggio al ns collega nel quale diciamo: "Ciao Mario vai a vedere la lettera 500123.02 e dimmi cosa ne pensi". Quando Mario riceverà il messaggio basterà che sposti il mouse sul numero 500123.02 e con un click visualizzerà la lettera!

La distribuzione quindi dei documenti, qualsiasi essi siano, diviene semplice e immediata. Con un semplice messaggio a tutti gli utenti si potrà condividere un Fax appena arrivato etc etc.

Rintracciabilità

Una piccola/media azienda in un anno produce centinaia e centinaia di documenti, e il problema principale rimane sempre quello di rintracciarli al momento giusto. Pensate non solo ai documenti interni succitati, ma anche per esempio alle procedure della qualità, oppure alle comunicazioni interne tra i vari reparti, oppure alla fotocopia del libretto di circolazione della macchina che vi è stata data in uso!! (esagerato?).

Trovare una soluzione è stato come inventare l'acqua calda! Ho scritto semplicemente un motore di ricerca; quale mezzo più veloce e funzionale!?

Sul Desktop di IG è sempre presente il motore di ricerca che permette di ricercare qualsiasi tipo di informazione gestita, e ovviamente una volta che il documento cercato è stato trovato, il motore di ricerca fornisce il link diretto al documento!

Immaginate di cercare lettere emesse per Canistracci Oil oppure lettere emesse il 13-12-2002 oppure cerca in archivio copia dei documenti libretto auto oppure fax ricevuti e archiviati a Mario o fax ricevuti dal cliente Ecosystem etc etc.

Gestione dei documenti in HTML

Bene vi ho svelato l'arcano! la mia azienda gestisce tutti i propri documenti in formato HTML ma abbiamo visto i pro! quali i contro? Di contro il formato html ha principalmente:

  1. Nessun programma scritto realmente per ideare documenti commerciali in html.
  2. In fase di stampa in alcuni casi si hanno problemi con la gestione di documenti formati da più di una pagina.
  3. La possibilità di integrare immagini o oggetti vari nello stesso file per poterlo quindi inviare a terzi.


Riguardo al primo problema, io personalmente ho adottato l'uso di Open Office, infatti questo strumento che negli ultimi tempi è migliorato notevolemtne, offre anche un ottimo editor per file HTML, che dà oltretutto la possibilità di editarli in 'formato di stampa', quindi vederli esattamente come verrebbero stampati.

Questo mi permette quando mi trovo di fronte ai famosi link tipo 200012.02 di editare il documento e quando ho finito cliccare su "salva" , in quanto Open Office già conosce il link.. vedi sezione avanti su 'Samba' e il gioco è fatto.

Per quanto riguarda la stampa dei documenti in Html, il problema in realtà da quando uso Open Office non si è più presentato rispetto a quando utilizzavo il Composer di Netscape.

Riguardo al terzo punto direi che non è un vero e proprio problema, da qualche tempo infatti, ho adottato l'abitudine di stampare il documento come file PDF (Con Kde è semplicissimo! con altri sistemi è possibile) e inviarlo come allegato via e-mail!

Samba e Link Remoti/Locali

In che modo lavorando in remoto si possono modificare i documenti creati e ricollocarli nella directory d'origine?

La maggior parte dei browser attualmente disponibili oltre al protocollo http:// gestiscono anche altri protocolli e tra questi file:// e per file si intende uno di quelli presenti sul proprio sistema locale!

L'idea è quella di installare sul server web il software Samba (www.samba.org) e condividere la Documet-root di Apache su un'unità locale dei vari client! in tal modo http://mioserver.it/Lettere/500123.02 equivale a file:///F/Lettere/500123.02 dove la lettera 'F' equivale alla lettera assegnata all'unità di rete collegata al tuo sistema locale.

IG a questo punto genera i famosi link automatici ai documenti utilizzando non più il protocollo 'http', ma 'file'. Questo da la possibilità di accedere ai documenti non solo in lettura ma anche in scrittura.

Una particolarità da dire è che ogni browser ha differenti sintassi per il protocollo 'file' per cui nel file 'isogest.conf' potrete configurare la giusta sintassi a seconda del vs browser (che IG riconoscerà automaticamente).


Nome: Documental System - Revisione: 0 - Autore: Ortolani Luca (19.01.2005) - Modificata da: Ortolani Luca (18.02.2005) - Categoria: Documentazione - Scadenza: 31.12.2009 - Permessi di visualizzazione: Tutti indistintamente - Permessi di modifica: Condiviso con tutti gli utenti - Approvata da: Ortolani Luca - Copyright © Ortolani Luca All right reserved

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