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IGSuiteIGContract - La Gestione dei contratti per fasi (Documento scaduto)
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La Gestione dei contratti per fasi

Un sistema come quello di IGSuite, orientato ad essere una soluzione orizzontale e adattabile alle più disparate situazioni, non poteva risolvere la gestione dei contratti se non rendendola il più possibile flessibile e quindi configurabile da parte dell'utente.

Gestire contratti commerciali, equivale non solo a protocollare un documento (il contratto) e gestirne emissione e scadenza, ma occorre seguirne l'interno iter dalla sua revisione, stipula, attuazione, collaudo fino ad arrivare alla fatturazione o scadenza. Il problema principale pero', sta nel fatto che non sempre le fasi di un contratto sono riassumibili in poche voci così come abbiamo riportato a titolo d'esempio, infatti il più delle volte incorre una complessità maggiore, che coinvolge più figure all'interno dell'azienda.

La gestione dei contratti in IGSuite permette di predefinire ogni aspetto delle varie fasi, ma anche la quantità stessa delle fasi che costituiscono il percorso del contratto.

Definire le tipologie dei contratti

Chiaramente riflettendo sulle varie situazioni di una piccola media impresa, la prima cosa evidente è che all'interno di una qualsiasi attività esistono varie tipologie di contratti, magari distinte dal tipo di servizio/prodotto che l'azienda offre. E' per questo motivo che IGSuite offre la possibilità di gestire più tipologie di contratti, e per ognuna di esse permette all'amministratore di definirne le fasi di gestione.

Per definire una tipologia di contratto occorre andare su Impostazioni->Gestione tabelle di base->Tipologie di contratti e creare tante voci quante sono le tipologie di contratti che si vogliono gestire. Chiaramente in qualsiasi momento l'amministratore potrà aggiungere o togliere tipologie di contratti da questa gestione.

Definire le fasi di ogni tipologia

Una volta create le varie tipologie dei contratti occorre spostarsi su "Contratti->Gestione Fasi" dove si constaterà che il menù a tendina presente in alto a sinistra, mostrerà le tipologie appena create. A questo punto selezionare la tipologia per la quale si vogliono creare le fase e cliccare su nuova fase.

Le voci configurabili all'interno di una fase sono:

Fase
E' semplicemente il nome che si vuole dare alla fase, quello che la identificherà in ogni messaggio di avviso o all'interno del protocollo dei contratti.
Referente
E' il responsabile della chiusura della fase corrente. A questo utente il sistema invierà un Isms automatico invitandolo a chiudere la fase di sua competenza. E' possibile anche assegnare una fase a nessun utente, in questo caso è di rigore l'assegnazione di un evento automatico (vedi sotto).
Priorità
E' un indice numerico che serve a ordinare le varie fasi sequenzialmente.
Sfondo della Fase
E' il colore di sfondo che identificherà la fase all'interno del protocollo dei contratti. Serve a dare soltanto una migliore vista d'insieme.
Evento
Grazie agli eventi automatici, è possibile automatizzare la fase facendola cambiare di stato in conseguenza di un evento definito. Si puo' pensare per esempio alla prossimità di scadenza di un contratto che passa da una ipotetica fase "IN VIGORE" ad una fase "IN RIESAME". E' possibile definire delle condizioni temporali in funzione della data di emissione, decorrenza e scadenza.
Note
E' un semplice campo note con il quale è possibile visualizzare dei messaggi all'utente Referente (vedi sopra) della fase.


Per comprendere come lavorano le fasi di un contratto, occorre semplicemente capire che ad ogni fase corrisponde il lavoro di un utente (il referente), quando l'utente ha completato il lavoro di sua competenza puo' "chiudere" la fase facendola automaticamente avanzare alla fase successiva dove di nuovo ci sarà un nuovo utente referente della fase.

Gli utenti sono avvisati della fase di loro competenza da Isms che il sistema manderà in modo automatico e che verranno tolti solo quando l'utente, referente della fase avrà chiuso la stessa.

In questo modo si instaura un lavoro "a catena" che permette di coinvolgere più persone in modo sequenziale, ma soprattutto permette di seguire e sapere in ogni momento lo stato o la fase in cui si trova un determinato contratto.

Per facilitare la comprensione di questo sistema all'interno di IGContract, quando si crea una nuova tipologia di contratto, esiste una voce del menù intitolata "Crea fasi standard" che crea 10 fasi standard per quella tipologia specifica. Tale feature è stata inserita a titolo d'esempio per capire come poter impostare delle fasi inerenti il percorso di un contratto tipo.

IGEngine e la ricerca dei contratti

Una delle feature che più evidenzia la potenzialità della gestione dei contratti per fasi, è proprio quella implementata all'interno di IGEngine il motore di ricerca di IG. E' infatti possibile effettuare ricerche sui contratti con tre livelli di filtro:

  1. Su ogni tipologia di contratto in qualsiasi fase essi si trovino
  2. Su una specifica tipologia di contratti in una qualsiasi delle fasi
  3. Su una specifica tipologia di contratti in una specifica fase

Questo da modo di ricercare per esempio: Tutti i contratti di tipo A che si trovano in fase "Stipula" o in fase "Revisione".


Nome: La Gestione dei contratti per fasi - Revisione: 2 - Autore: Ortolani Luca (18.02.2005) - Modificata da: Ortolani Luca (17.09.2005) - Categoria: HowTo - Scadenza: 31.12.2009 - Permessi di visualizzazione: Tutti indistintamente - Permessi di modifica: Condiviso con tutti gli utenti - Approvata da: Ortolani Luca - Copyright © Ortolani Luca All right reserved