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IGSuiteIGSuite come Sistema documentale (Documento scaduto)
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Emissione - Archiviazione - Distribuzione - Rintracciabilità


E' proprio questo l'obiettivo che si pone il sistema documentale implementato in IGSuite! e la grande novità è che questi principi sono stati applicati ad ogni features e per ogni tipo di informazione gestita dalla suite. Ma analizziamo punto per punto:

Emissione

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Emettere un documento certo quale cosa più semplice?. Si apre il super professional editor versione 9999 ed è cosa fatta!!. Avete mai fatto caso durante il Vostro lavoro che la maggior parte dei documenti cartacei che un'azienda produce sono testi (lettere, offerte etc) per il 90% costituiti da una paginetta ? Non solo! il più delle volte tali documenti contengono sempre le stesse cose. Non solo! capita di scrivere documenti con la versione 7 del super editor che poi il nostro collega d'ufficio "Mario", con la versione 6 non riesce ad aprire!! Non solo! quando si devono scrivere i documenti occorre spesso riscrivere le intestazioni copiando gli indirizzi dal programma dei contatti aziendali, e poi se si gestisce un protocollo occorre recuperare un numero di protocollo e aggiornare il registro dei documenti emessi.

A cosa serve allora il nostro super editor?

Sappiamo che alcuni di voi leggendo quanto di seguito inorridiranno e sorrideranno o smetteranno semplicemente di leggere; ma con IGSuite il problema lo abbiamo risolto!

La soluzione poteva ruotare solo sull'utilizzo di uno standard, uno standard che fosse leggero a portata di tutti e che permettesse un Parsing (sostituzione di label con dati predefiniti) del documento. Non solo, tale standard doveva poter essere utilizzato con strumenti pratici e alla portata di tutti e sopratutto adattabile a diversi sistemi operativi.

Bene.... avete mai scritto una lettera, offerta, ordine, contratto in HTML????

Trasformeremo i vostri impiegati in web master !! e la cosa bella è che loro nemmeno lo sapranno!

I vostri documenti si apriranno con un click e saranno visibili da un browser, anzi da qualsiasi browser. Modelli di documento (anch'essi in html) che contengono delle label tipo [ragionesociale] permetteranno al momento dell'emissione del documento di intestarlo automaticamente inserendo ragione sociale o indirizzo e altri dati presi direttamente dalla scheda contatti del cliente.

Non solo, IG assegna automaticamente ai documenti emessi un numero di protocollo univoco del tipo 200001.05 dove il numero iniziale in questo caso '2' rappresenta il tipo di documento (2=offerte; 5=lettere; 7=fax etc etc) e il '.05' finale rappresenta l'anno di emissione.

Archiviazione e Distribuzione

Presto fatto, ad ogni emissione di un nuovo documento ne corrisponde un'archiviazione e un aggiornamento del registro protocolli in modo automatico. Il file html del documento viene creato all'interno di directory relative al tipo di documento.

Dal momento che si crea il documento e ogni qual volta il suo numero di protocollo appare in qualsiasi procedura di IGSuite (in un messaggio di posta; o nel testo di una memo in agenda; o in To Do etc) questi viene trasformato in un link che punta dritto al documento relativo. Basta un click e si visualizza!!.

Immaginate quindi un messaggio al ns collega nel quale diciamo: "Ciao Mario vai a vedere la lettera 500123.02 e dimmi cosa ne pensi". Quando Mario riceverà il messaggio basterà che sposti il mouse sul numero 500123.02 e con un click visualizzerà la lettera!

La distribuzione quindi dei documenti, qualsiasi essi siano, diviene semplice e immediata.

Rintracciabilità

Una piccola/media azienda in un anno produce centinaia e centinaia di documenti, e il problema principale rimane sempre quello di rintracciarli al momento giusto. Pensate non solo ai documenti interni succitati, ma anche per esempio alle procedure della qualità, oppure alle comunicazioni interne tra i vari reparti, oppure alla fotocopia del libretto di circolazione della macchina che vi è stata data in uso!! (esagerato?).

Trovare una soluzione è stato come inventare l'acqua calda! Abbiamo semplicemente integrato in IGSuite un motore di ricerca; quale mezzo più veloce e funzionale!?

Sul Desktop di IGSuite è sempre presente il motore di ricerca che permette di ricercare qualsiasi tipo di informazione gestita, e ovviamente una volta che il documento cercato è stato trovato, il motore di ricerca fornisce il link per accedervi direttamente!

Immaginate di cercare lettere emesse per Canistracci Oil oppure lettere emesse il 13-12-2002 oppure cerca in archivio copia dei documenti libretto auto oppure fax ricevuti e archiviati a Mario o fax ricevuti dal cliente Ecosystem etc etc.

I parametri di ricerca dei documenti attraverso il motore di ricerca di IGSuite variano a seconda del tipo di informazioni che si stanno ricercando. Infatti i parametri di ricerca si adattano automaticamente ad ogni tipologia di informazione che si vuole ricercare.

Gestione dei documenti in HTML

Bene vi abbiamo svelato il segreto! IGSuite gestisce tutti i propri documenti in formato HTML ma abbiamo soltanto esaminato i pro! quali i contro? Di contro il formato html ha principalmente:

  1. Nessun programma scritto realmente per ideare documenti commerciali in html.
  2. La possibilità di integrare immagini o oggetti vari nello stesso file per poterlo quindi inviare a terzi.


Riguardo al primo problema, abbiamo avuto ottimi riscontri dall'uso di Open Office, infatti questo strumento che negli ultimi tempi è migliorato notevolemtne, offre anche un ottimo editor per file HTML, che dà oltretutto la possibilità di editarli attraverso un "layout di stampa', che permette di vederli esattamente come verranno stampati. La differenza tra editare un documento html con OpenOffice e uno doc con MS Word è praticamente impercettibile.

Riguardo al secondo punto direi che non è un vero e proprio problema, è infatti raggirabile esportando il documento in formato PDF (In OpenOffice è presente un'icona apposita) ed inviarlo quindi via e-mail!

Samba e Link Remoti/Locali

In che modo lavorando in remoto in una struttura client/server si possono modificare o creare documenti con il proprio editor locale e ricollocarli nella directory d'origine sul server?

La maggior parte dei browser attualmente disponibili, oltre al protocollo http:// gestiscono anche altri protocolli e tra questi file:// e per file si intende uno di quelli presenti sul proprio sistema locale!

L'idea è quella di condividere la directory corrispondente alla Documet-root di Apache su un'unità locale dei vari client! in tal modo http://mioserver.it/Lettere/500123.02 equivale a file:///F/Lettere/500123.02 dove la lettera 'F' equivale alla lettera assegnata all'unità di rete collegata al sistema locale. Chiaramente tale operazione su sistemi windows è realizzabile senza problemi è sufficente infatti condividere una unità di rete, su sistemi Linux invece dovremo utilizzare Samba ( http://www.samba.org link ) che ci permetterà di condividere allo stesso modo directory presenti sul server Linux come unità locali presenti sui client Windows.

Configurato opportunamente IGSuite genererà i famosi link automatici ai documenti utilizzando non più il protocollo 'http', ma il suddetto protocollo 'file'. Questo chiaramente offrirà la possibilità di accedere ai documenti non più solo in lettura, ma anche in scrittura.


Nome: Documental System - Revisione: 4 - Autore: Ortolani Luca (19.01.2005) - Modificata da: Ortolani Luca (20.09.2005) - Categoria: Documentazione - Scadenza: 31.12.2009 - Permessi di visualizzazione: Tutti indistintamente - Permessi di modifica: Condiviso con tutti gli utenti - Approvata da: Ortolani Luca - Copyright © Ortolani Luca All right reserved