DEFINIRE UN APPUNTAMENTO IN AGENDA (DOCUMENTO SCADUTO) ------------------------------------------------------------------------------ Indice Argomenti 1. Evento 2. Proprietà 3. Inviti 4. Prenotazioni Questa maschera permette di definire o modificare un appuntamento nella propria agenda o in quella di un collega, oppure un memorandum (memo) associato al giorno (ma senza un orario di inizio/fine). 1. Evento Definire il tipo di appuntamento: appuntamento, chiamata telefonica, email, riunione, memo. Specificare se l'evento è in sede o fuori sede. La data permette di specificare/modificare il giorno relativo all'appuntamento (o la data d'inizio per un appuntamento ricorrente). E' possibile associare un [contatto] all'evento, questo permetterà di vedere l'evento tra quelli relativi al [contatto]. Si consiglia di effettuare questa associazione con il contatto, in questo modo è possibile, in seguito, vedere tutti gli appuntamenti/impegni legati ad un certo contatto (cliente o fornitore). La descrizione verrà visualizzata anche ad altri utenti (a meno che l'evento sia reso [privato]), le note sarà visibile solo al mittente/destinatario dell'evento. 2. Proprietà La categoria permette di specificare una tipologia per l'evento. L'elenco delle tipologie selezionabili è modificabile dagli amministratori di [IGSuite]. La riservatezza permette di stabilire se gli altri utenti di IGSuite possono vedere i dettagli dell'appuntamento (pubblico), oppure vedere solamente la dicitura appuntamento riservato e la l'ora di inizio e di fine. Mediante la ricorrenza è possibile definire un appuntamento ricorrente (ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ogni anno). Indicare la data di fine ricorrenza per indicare il termine dell'evento ricorrente. In questo modo, ad esempio è possibile specificare una settimana di ferie inserendo un evento FERIE nel giorno di lunedì, con ricorrenza giornaliera e termine ricorrenza venerdì. E' possibile richiedere, mediante la combo box Promemoria, di essere avvisati, mediante una finestra di popup, quando mancano i minuti specificati all'appuntamento. Perché il popup compaia occorre che, all'ora stabilita, si sia collegati ad IGSuite. La spunta notifica su Isms permette di essere avvisati medianti un messaggino di IGSuite ([IGMsg]). La spunta Evento visibile a tutti permette di rendere visibile l'evento sulle agende di tutti gli utenti di [IGSuite] (utilizzato per le festività, ad esempio). 3. Inviti La tab Prenotazioni negli eventi del [calendario di IGSuite] permette di prenotare delle attrezzature (per esempio automezzi o salette riunioni) che saranno utilizzate per l'evento stesso. Una volta ottenuta la prenotazione (salvando l'evento nel calendario) l'attrezzatura risulta in uso esclusivo (nessun altro può richiederla, a meno di un reclamo) per il tempo relativo all'evento. E' possibile che ci sia già un'altra prenotazione per il giorno e l'ora specificati per il nostro evento. In questo caso viene impedito il salvataggio dell'evento e della prenotazione, viene visualizzato l'elenco delle prenotazioni in conflitto, ma viene data la possibilità di reclamare l'attrezzatura. In questo caso l'utente che attualmente detiene la prenotazione riceve un [ISMS] con la richiesta di rilascio e lui, o un amministratore dell'attrezzatura, possono rilasciare la prenotazione precedente e assegnarla al nostro evento (in questo caso si viene avvisati con un [ISMS]). E' possibile cancellare una prenotazione sia cancellando l'evento che la detiene, che eliminando solo la prenotazione dall'evento: selezionando la spunta a destra della prenotazione e facendo click sul bottone Cancella le prenotazioni selezionate. Per visualizzare le prenotazioni relative ad un'attrezzatura (proprie e di altri) è possibile accedere alla voce Attrezzature sotto la voce Gestione del menu a sinistra di [IGSuite] e fare click sull'icona a destra nella tabella attrezzature. Viene visualizzato il calendario settimanale, ma è possibile avere delle viste giornaliere e mensili con i bottoni in alto. 4. Prenotazioni