Questa maschera permette di definire o modificare un appuntamento nella propria agenda o in quella di un collega, oppure un memorandum (memo) associato al giorno (ma senza un orario di inizio/fine).
Evento
Definire il tipo di appuntamento: appuntamento, chiamata telefonica, email, riunione, memo.
Specificare se l'evento è in sede o fuori sede.
La data permette di specificare/modificare il giorno relativo all'appuntamento (o la data d'inizio per un appuntamento ricorrente).
E' possibile associare un contatto all'evento, questo permetterà di vedere l'evento tra quelli relativi al contatto. Si consiglia di effettuare questa associazione con il contatto, in questo modo è possibile, in seguito, vedere tutti gli appuntamenti/impegni legati ad un certo contatto (cliente o fornitore).
La descrizione verrà visualizzata anche ad altri utenti (a meno che l'evento sia reso privato), le note sarà visibile solo al mittente/destinatario dell'evento.
Proprietà
La categoria permette di specificare una tipologia per l'evento. L'elenco delle tipologie selezionabili è modificabile dagli amministratori di IGSuite.
La riservatezza permette di stabilire se gli altri utenti di IGSuite possono vedere i dettagli dell'appuntamento (pubblico), oppure vedere solamente la dicitura appuntamento riservato e la l'ora di inizio e di fine.
Mediante la ricorrenza è possibile definire un appuntamento ricorrente (ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ogni anno). Indicare la data di fine ricorrenza per indicare il termine dell'evento ricorrente. In questo modo, ad esempio è possibile specificare una settimana di ferie inserendo un evento FERIE nel giorno di lunedì, con ricorrenza giornaliera e termine ricorrenza venerdì.
E' possibile richiedere, mediante la combo box Promemoria, di essere avvisati, mediante una finestra di popup, quando mancano i minuti specificati all'appuntamento. Perché il popup compaia occorre che, all'ora stabilita, si sia collegati ad IGSuite.
La spunta notifica su Isms permette di essere avvisati medianti un messaggino di IGSuite (IGMsg).
La spunta Evento visibile a tutti permette di rendere visibile l'evento sulle agende di tutti gli utenti di IGSuite (utilizzato per le festività, ad esempio).
Inviti
La tab inviti degli eventi del calendario di IGSuite permette di coinvolgere, nell'evento, altre persone.
Per aggiungere un invitato basta selezionarlo con la casella di selezione nella colonna Utente e specificare una nota: il motivo dell'invito. Quindi fare click sul bottone Aggiungi come invitato.
Agli invitati viene inserita in agenda una copia dell'evento e ricevono un ISMS di invito. Essi possono poi confermare o meno la partecipazione all'evento selezionando una risposta nella casella di selezione che compare nella loro copia dell'evento (Conferma o Rifiuta).
La data e gli orari dell'evento possono essere cambiati solo dall'evento padre (quello dal quale sono stati invitati gli altri). In seguito a tali cambiamenti vengono inviati degli ISMS (con l'indicazione delle variazioni apportate) agli invitati, che sono chiamati a riconfermare la presenza. Pertanto, prima di invitare altri utenti, è meglio compilare tutti gli altri campi (descrizione, data, ora, eventuale ricorrenza, ecc.) questo evita l'invio di messaggi inutili.
Per eliminare un invitato occorre selezionarlo con la spunta nell'ultima colonna della tabella, inserire una Nota per eliminazione e fare click sul bottone Elimina gl invitati selezionati. Gli invitati eliminati ricevono un ISMS con i riferimento all'evento e la nota inserita per la cancellazione.
Caratteristiche del sistema di inviti:
- Il sistema richiede ai vari utenti invitati di confermare la partecipazione all'evento tramite una segnalazione in IGMsg.
- Gli inviti rifiutati vengono notificati immediatamente (tramite IGMsg) all'utente che ha effettuato l'invito.
- I dati principale dell'evento (descrizione, data, ora, prenotazioni, ecc.) possono essere modificati solo da chi ha invitato gli altri. Gli utenti invitati non possono modificare questi dati.
- Ogni volta l'utente che ha effettuato l'invito modifica l'evento nei suoi dati principali (data, ora, descrizione, ecc.) tutti gli invitati vengono notificati della cosa tramite IGMsg.
- Quanto tutti gli invitati confermano l'invito (compreso chi ha effettuato l'invito) tutti i partecipanti (invitante e invitati) vengono notificati della cosa tramite IGMsg.
Prenotazioni
La tab Prenotazioni negli eventi del calendario di IGSuite permette di prenotare delle attrezzature (per esempio automezzi o salette riunioni) che saranno utilizzate per l'evento stesso.
Una volta ottenuta la prenotazione (salvando l'evento nel calendario) l'attrezzatura risulta in uso esclusivo (nessun altro può richiederla, a meno di un reclamo) per il tempo relativo all'evento.
E' possibile che ci sia già un'altra prenotazione per il giorno e l'ora specificati per il nostro evento. In questo caso viene impedito il salvataggio dell'evento e della prenotazione, viene visualizzato l'elenco delle prenotazioni in conflitto, ma viene data la possibilità di reclamare l'attrezzatura. In questo caso l'utente che attualmente detiene la prenotazione riceve un ISMS con la richiesta di rilascio e lui, o un amministratore dell'attrezzatura, possono rilasciare la prenotazione precedente e assegnarla al nostro evento (in questo caso si viene avvisati con un ISMS).
E' possibile cancellare una prenotazione sia cancellando l'evento che la detiene, che eliminando solo la prenotazione dall'evento: selezionando la spunta a destra della prenotazione e facendo click sul bottone Cancella le prenotazioni selezionate.
Per visualizzare le prenotazioni relative ad un'attrezzatura (proprie e di altri) è possibile accedere alla voce Attrezzature sotto la voce Gestione del menu a sinistra di IGSuite e fare click sull'icona 
a destra nella tabella attrezzature. Viene visualizzato il calendario settimanale, ma è possibile avere delle viste giornaliere e mensili con i bottoni in alto.
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Campi personalizzati
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IGCalendar - Definire un appuntamento (Documento scaduto)