La Gestione dei contratti per fasi
Un sistema come quello di IGSuite, orientato ad essere una soluzione orizzontale e adattabile alle più disparate situazioni, non poteva risolvere la gestione dei contratti se non rendendola il più possibile flessibile e quindi configurabile da parte dell'utente.
Gestire contratti commerciali, equivale non solo a protocollare uno o più documenti (il contratto e i suoi allegati) e gestirne emissione e scadenza, ma anche a seguirne l'intero iter, dalla sua revisione, stipula, attuazione, collaudo fino ad arrivare alla fatturazione o scadenza. Il problema però, è che non sempre le fasi di un contratto sono riassumibili in poche voci, infatti, il più delle volte incorrono situazioni più complesse, che coinvolgono più figure all'interno dell'azienda.
La gestione dei contratti in IGSuite permette di predefinire ogni aspetto delle varie fasi, ma anche la quantità stessa delle fasi che costituiscono il percorso del contratto.
Definire le tipologie dei contratti
Riflettendo sulle varie situazioni di una piccola media/impresa, la prima cosa evidente è che all'interno di una qualsiasi attività esistono varie tipologie di contratti, magari distinte dal tipo di servizio/prodotto che l'azienda offre. E' per questo motivo che IGSuite offre la possibilità di gestire più tipologie di contratti, e per ognuna di esse permette all'amministratore di definire le relative fasi di gestione.
Per definire una tipologia di contratto occorre andare su Impostazioni->Gestione tabelle di base->Tipologie di contratti e creare tante voci quante sono le tipologie di contratti che si vogliono gestire. Chiaramente in qualsiasi momento l'amministratore potrà aggiungere o togliere tipologie di contratti da questa gestione.
Definire le fasi di ogni tipologia
Una volta create le varie tipologie dei contratti occorre spostarsi su "Contratti->Gestione Fasi" dove si constaterà che il menù a tendina presente in alto a sinistra, mostrerà le tipologie appena create. A questo punto selezionare la tipologia per la quale si vogliono creare le fasi e cliccare su "nuova fase".
Le voci configurabili all'interno di una fase sono:
- Fase
- E' semplicemente il nome che si vuole dare alla fase, quello che la identificherà in ogni messaggio di avviso o all'interno del protocollo dei contratti.
- Gestori della fase
- Sono i responsabili (massimo 2) della chiusura della fase corrente. A questi utenti il sistema invierà un Isms automatico invitandoli a chiudere la fase di loro competenza, a svolgere quindi tutto il lavoro necessario per portare il contratto nella fase successiva. E' possibile anche assegnare una fase a nessun utente, in questo caso è di rigore l'assegnazione di un "evento automatico" (vedi sotto) per far in modo che il contratto non rimanga in una fase di stallo.
- Priorità
- E' un indice numerico che serve semplicemente ad ordinare es eseguire le varie fasi sequenzialmente.
- Sfondo della Fase
- E' il colore di sfondo che identificherà la fase all'interno del protocollo dei contratti. Serve a dare soltanto una migliore vista d'insieme.
- Evento
- Grazie agli eventi automatici, è possibile automatizzare la fase facendola cambiare di stato in conseguenza di un evento definito. Si puo' pensare per esempio, in prossimità della scadenza di un contratto che passa da una ipotetica fase "IN VIGORE" ad una fase "IN RIESAME". E' possibile definire delle condizioni temporali in funzione della data di emissione, decorrenza e scadenza. Occorrerà fare attenzione agli eventi automatici per non incorrere in situazioni di loop.
- Note
- E' un semplice campo note con il quale è possibile visualizzare dei messaggi ai referenti (vedi sopra) della fase.
Per comprendere come lavorano le fasi di un contratto, occorre pensare che ad ogni fase corrisponde il lavoro di un utente (il referente), quando l'utente ha completato il lavoro di sua competenza puo' "chiudere" la fase facendola automaticamente avanzare alla fase successiva dove di nuovo ci sarà un nuovo utente referente della fase.
Gli utenti sono avvisati della fase di loro competenza da Isms che il sistema manderà in modo automatico e che verranno tolti solo quando l'utente, referente della fase, avrà "chiuso" la stessa.
In questo modo si instaura un lavoro "a catena" che permette di coinvolgere più persone in modo sequenziale, ma soprattutto permette di seguire il processo e sapere in ogni momento lo stato o la fase in cui si trova un determinato contratto.
Per facilitare la comprensione di questo sistema all'interno di IGContract, quando si crea una nuova tipologia di contratto, esiste una voce del menù intitolata "Crea fasi standard" che crea 10 fasi standard per quella tipologia specifica. Tale feature è stata inserita a titolo d'esempio per capire come poter impostare delle fasi inerenti il percorso di un contratto tipo.
IGEngine e la ricerca dei contratti
Una delle feature che più evidenzia la potenzialità della gestione dei contratti per fasi, è proprio quella implementata all'interno di IGEngine il motore di ricerca di IG. E' infatti possibile effettuare ricerche sui contratti con tre livelli di filtro:
- Su ogni tipologia di contratto in qualsiasi fase essi si trovino
- Su una specifica tipologia di contratti in una qualsiasi delle fasi
- Su una specifica tipologia di contratti in una specifica fase
Questo da modo di ricercare per esempio: Tutti i contratti di tipo "A" che si trovano in fase "Stipula" o in fase "Revisione".
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